Controlling-Systeme im Aufwind

Wer seine Warenwirtschaft nicht im Griff hat, riskiert viel zu verlieren

(Neuss, September 2009). Die Frage, was kostet ein Produkt wirklich und welche Gewinn-Marge wird mit welchem Abverkauf erzielt, wird für die Zukunft einen hohen Stellenwert einnehmen. Die Zeiten, in denen Warenwirtschaftssysteme (WaWi) und Food & Beverage (F&B) Controller „eingespart“ wurden, sind vorbei. Immer wichtiger wird es, kosten- und zeitoptimiert beim richtigen Lieferanten die richtigen Produkte zu beziehen. Die Lagerkosten müssen gering gehalten werden und die Qualität muss jederzeit stimmen. Kontrolle ist angesagt – und die lässt sich am besten mit einem professionellen und modular aufgebauten WaWi-System umsetzen. MICROS-Fidelio unterstützt mit dem System Materials Control (MC) Inventuren, Rezepturen, Analysen sowie Statistiken und verbessert gleichzeitig die F&B Ergebnisse.

Warenwirtschaftliche Kennzahlen sind ein wichtiger Bestandteil der Management-Informationen und notwendig, um ein Unternehmen erfolgreich zu führen. In vielen gastronomischen Betrieben und Hotels sind diese Informationen auch heute noch nicht sofort verfügbar. Oft ist Achselzucken die einzige Antwort auf Fragen wie zum Beispiel: Von wie vielen Lieferanten wird Ware bezogen? Wie ist der Wareneinsatz? Wo liegt die Marge? Oder - Wie hoch ist der Warenbestand?

Dabei ist eine gute Warenwirtschaft keine Hexerei und mit den heutigen technischen Möglichkeiten leichter zu beherrschen als früher. Der Ablauf selbst ist prinzipiell der gleiche geblieben: Man erfasst zunächst seine Materialkosten strukturell, das heißt z.B. nach Rezepturen, VIP Treatments, Zimmerausstattung etc. Dann wertet man die Kostenstrukturen aus und kann anschließend dazu übergehen, diese zu verbessern.

 

Auf diesem Wege sind eine Reihe von Zwischenschritten notwendig, um erfolgreich zu sein:

1. Kontrolle der Lieferanten – hinsichtlich Einkaufspreisen und Produktqualität
2. Kontrolle der Lagerkapazitäten - um den Materialfluss zu optimieren
3. Kontrolle der internen Materialbewegungen - zur Erleichterung der Inventuren
4. Kontrolle der Abverkäufe - durch die Gegenüberstellung von Umsatz und Wareneinsatz zusammen mit den Deckungsbeitragsanalysen
5. Effektive Nutzung von Schnittstellen - zu Restaurantkassen, Buchhaltung, Lieferanten (B2B), um den Arbeitsaufwand der Verwaltung zu minimieren.

Bei diesem Ablauf kommen in der Praxis die Vorteile von IT-gestützten Warenwirtschaftssystem zum Tragen. Hier können sie ihre Stärken wie Schnelligkeit und Zuverlässigkeit voll ausspielen.

Materials Control von MICROS-Fidelio

MICROS-Fidelio stellt mit Materials Control (MC) der Hotellerie und Gastronomie eine Lösung zur Verfügung, welche genau die wichtigsten Schritte des F&B Controllings unterstützt und je nach Anspruch konfiguriert werden kann.

"Unser Anspruch lautet, mit logischen, sich selbsterklärenden Programmabläufen und mit möglichst geringem zeitlichen Aufwand den F&B Controller in seiner täglichen Arbeit zu unterstützen", so Thomas Hoffmann, Produktmanager für MC bei MICROS-Fidelio. "Die Struktur der Stammdaten muss sorgfältig vorbereitet und sauber in das System eingefügt werden. Wichtig sind intensive und grundlegende Gedanken über die momentanen Strukturen, Arbeitsweisen und Prozesse. Zusammen mit dem Berater von MICROS-Fidelio können so bereits während der Konfiguration neue Wege definiert werden, um die späteren Ergebnisse sofort zu optimieren."

Das Basismodul von MC umfasst bereits alle wichtigen Funktionen, wie

• Bestellung – Warenzugang – Lieferschein- und Rechnungskontrolle
• "Gläsernes Lager" durch Warenflusskontrollen und Inventuren
• Volle Kostenkontrolle durch effektive Rezepturauflösung
• Betriebswirtschaftliche Bewertungsanalysen.

	Kochen mit Gewinn - dank Materials Control.

Um den Arbeitsfluss zu optimieren, können im Inventurbereich Hand Held Terminals (HHT) eingesetzt werden, welche mit einer Scanner-Funktion ausgestattet sind. Über den vorhandenen Barcode kann somit schnell die regelmäßige Inventur und spätere Auswertung erfolgen – auch Zwischeninventuren sind quasi ein Kinderspiel.

Für den schnellen Bestellvorgang sind B2B Schnittstellen zu Lieferanten jederzeit zu realisieren. Zusammen mit der progros, Einkaufsgesellschaft mbH für die Hotellerie und Gastronomie, wurde vor kurzem zu dem dort eingesetzten Einkaufssystem Future Log erfolgreich eine Anbindung zu Materials Control umgesetzt. Die vorhandenen POS-Restaurantkassen und Buchhaltungssysteme werden ebenso über Schnittstellen an MC angebunden. Mit diesen Anbindungen ist jederzeit ein geschlossener „Warenfluss-Ring“ vorhanden, manuelle Arbeit und Fehl-Eingaben werden minimiert.

Materials Control - das System der „grenzenlosen“ Möglichkeiten:

• Unbegrenzte Anzahl von Lagerartikeln
• Unbegrenzte Anzahl von Einkaufseinheiten pro Artikel
• Unbegrenzte Anzahl von Rezepten und Unterrezepten
• Unbegrenzte Anzahl von Lieferanten
• Unbegrenzte Anzahl von Inventuren
• Unbegrenzte Anzahl von Kostenstellen
• Übersetzt in viele Sprachen.

Positives Feedback aus der Praxis

Die VILA VITA Hotel & Touristik GmbH in Marburg setzt Materials Control unternehmensweit ein.

Stefan Escher ist Finanzdirektor der VILA VITA Hotel & Touristik GmbH. Er sagt über MC:

"Wir decken mit "Materials Control" den gesamten Warenkreislauf im F&B-Bereich und zum Teil auch im Non-Food-Bereich ab. Das heißt, dass Bestellung, Warenzugang, Rechnungsabschluss, Verkauf bzw. Entnahme mit MC abgewickelt werden. Des Weiteren nutzen wir die Artikel- und Lieferantenverwaltung und das Inventurmodul für die monatlichen und dauerhaften Inventuren. Das Rezepturmodul wird für die Speisen- und Getränkekalkulation eingesetzt und das umfangreiche Reportingtool gibt uns jederzeit die gewünschten Auswertungen, wie z.B. "Renner/Penner"-, Lager-, Lieferanten-, Artikel- und Einkaufsanalysen. Wir haben die WaWi – also Materials Control - in das gesamte Unternehmen integriert und demzufolge sichergestellt, dass jeder zu jeder Zeit die Möglichkeit hat, sich über den Status eines Vorgangs zu informieren. Selbst das Housekeeping, die Wellness-Abteilung und der Sommelier nutzen das System selbstständig – und eben nicht nur die klassischen Abteilungen wie Cost Control, Küche, Lager und Buchhaltung.

Im Hinblick auf die Anforderungen an das neue System ist es für uns wichtig gewesen, eine abteilungsübergreifende Standardisierung der Arbeitsabläufe sicher zustellen. Um unser F&B-Controlling durchführen zu können, benötigen wir absolute Transparenz des gesamten Warenkreislaufs. Und für die Buchhaltung bedeutet der Einsatz von Materials Control, dass Zeit eingespart, Fehler weitestgehend ausgeschlossen und jederzeit ein verfügbares Instrument zur Gegensteuerung für F&B Controlling und Buchhaltung existiert.

Materials Control optimiert den F&B-Einsatz bei Vila Vita...                                                                    Foto: Vila Vita Hotels

Für uns waren auch die Schnittstellen zu unserem MICROS-Fidelio Kassensystem und zu unser Buchhaltungssoftware Filosof ausschlaggebend. Des Weiteren musste sichergestellt sein, dass wir alle relevanten Daten exportieren können, um diese beispielsweise in Excel weiter zu bearbeiten oder als PDF zu nutzen. Unsere Mitarbeiter sollten natürlich auch einfach und schnell das System anwenden und nutzen können – die Geschwindigkeit und die logische, intuitive Menüführung haben hier schnell zum Erfolg geführt. Darüber hinaus ist für uns ganz wichtig, dass uns jederzeit der Support zur Verfügung steht, welchen wir über das MICROS-Fidelio Support Center in Neuss rund um die Uhr erreichen und um Unterstützung bitten können.

Wir arbeiten schon sehr lange mit Produkten von MICROS-Fidelio, so auch im gesamten Front Office-Bereich, und haben immer gute Erfahrungen mit den Neusser IT-Profis gemacht. Lösungen aus einer Hand stellen auf einfachstem Weg die beste Kompatibilität zu bereits existierenden Lösungen her. Die persönliche und fachkundige Betreuung hat uns überzeugt – zum Beispiel die Erstellung von maßgeschneiderten Berichten wurde zu unserer vollsten Zufriedenheit umgesetzt. Auch im Personalbereich konnten wir durch den Einsatz von MC unsere Ressourcen bündeln und somit die Prozesse optimieren.

Das A und O ist die saubere Vorarbeit, die Anlage der Stammdaten und das Training der Mitarbeiter, um von Anfang an das positive Gefühl für den Nutzen eines solchen Systems zu erreichen. Für uns war es schon sehr aufwendig, im bestehenden und vor allem laufenden Betrieb, das System Materials Control zu implementieren. Die Mühe hat sich jedoch absolut gelohnt: Der tägliche Gebrauch und die Pflege sind außerordentlich effizient."

Andreas Siesmann ist Restaurant- und Bankett-Leiter des Hotel Gut Ising in Chieming-Ising. Sein Urteil über Materials Control:

	... und auch im Hofgut Ising stimmt der Wareneinsatz.                                                                                            Fotos (2): Hofgut Ising

"Bereits zwei Monate nach der Einführung von Materials Control nutzen wir große Bereiche des Systems. Der Aufbau der Warenwirtschaft gestaltete sich äußerst einfach und verständlich. Durch die übersichtliche Oberfläche kommen auch Neu- Nutzer nach kürzester Zeit zurecht. Jetzt sind wir dabei, auch im Küchenbereich mit den Rezepturen zu beginnen.

Im Vergleich zum Vorgänger fällt auf, dass sich viele Bereiche automatisch ergänzen und das Berichtswesen deutlich verbessert ist. Bestell- und Lieferverwaltung sind vorbildlich und vereinfacht. Sicherlich werden wir in der nächsten Phase auch Funktionen wie ‚Bestellvorschläge‘ etc. in Betrieb nehmen. Das Warenwirtschafts-System MC ist sensationell einfach zu bedienen. Und wie stets bei MICROS-Fidelio ist der Support ebenfalls vorbildlich. Über die gesamte Einrichtungsphase und auch jetzt nach Inbetriebnahme haben wir uns immer bestens betreut gefühlt. Dankeschön dafür!

Mein Fazit ist: Die gesamte Warenwirtschaft ist bei voller Nutzung des Systems effizient und deutlich weniger zeitintensiv, das zeichnet sich bereits nach kürzester Zeit ab. Wir haben uns für MC hauptsächlich wegen der Kompatibilität zu den übrigen MICROS-Produkten und ihrer Übersichtlichkeit entschieden und sind durchweg begeistert."

Weitere Informationen zu Materials Control erhalten Sie auf  www.micros-fidelio.de

oder bei:

Susanne Grafe-Storost - Marketing & Key Account Manager Germany

MICROS-FIDELIO GmbH | Europadamm 2 - 6 | 41460 Neuss Tel +49 2131 137- 600 | Fax +49 2131 137- 310 sgrafe-storost@micros.com | www.micros-fidelio.de