Auch Hotels müssen die zunehmende Papierflut meistern
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Neuss (22.10.2010). Jeder kennt es, das manchmal nervenaufreibende Suchen nach dem einen wichtigen Beleg, der doch gestern noch ganz oben auf dem Stapel lag und jetzt nicht mehr zu finden ist. Oder die mühevolle, zeitraubende Suche nach der dringend benötigten Rechnungskopie, die leider gerade nicht in dem Aktenordner abgeheftet ist, in dem sie unter normalen Umständen zu finden sein müsste. Und jeder weiß, die Suche nach einzelnen, fehlenden Dokumenten kann langwierig und zermürbend sein.
Dokumente erstellen, drucken, weiterleiten, kopieren, ablegen und wiederfinden... Diese Prozesse müssen im Unternehmen effektiv gestaltet und umgesetzt werden. Ineffizienz kostet Zeit und Geld, und oft steht hinter einer Suche nach einem Beleg auch ein Kunde, der dringend auf eine Rückmeldung wartet. Gerade dann, wenn schnelles Handeln gefragt ist, sollten alle erforderlichen Dokumente und Informationen sofort greifbar sein. Ist der gesuchte Beleg oder die benötigte Akte noch recht aktuell, so ist sie glücklicherweise zumeist in einem der unzähligen, raumeinnehmenden Schränke oder Regale direkt im Büro zu finden. Liegt der Vorgang jedoch schon etwas länger zurück, so beginnt die oftmals langwierige, aufwendige Suche in den Archiven. Am Ende kostet die Ablage und Suche mehr Zeit als deren eigentliche Bearbeitung. Eine Rechnung, die langfristig nicht aufgehen kann.
Die Archivierung von Dokumenten wie Lieferscheinen, Rechnungen und Korrespondenz nimmt Raum ein. Raum, der viel zu wertvoll ist, um ihn mit Papier zu füllen. Raum, der in naher Zukunft nicht mehr ausreichen wird und einer Erweiterung bedarf, da die rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten von Jahr zu Jahr zunehmen werden. Raum, nicht nur in Büros, Schränken, Regalen, Kellern und Festplatten, sondern auch in den Köpfen der Mitarbeiter, die diese unaufhaltsame Papierflut organisieren und verwalten müssen. Informationen in Form von Akten, Dokumenten, Belegen müssen verwaltet, verwertet, verteilt, bearbeitet und archiviert werden - in jedem Unternehmen. Daran besteht kein Zweifel. Aber in der Art und Weise, wie diese Informationen gemanagt werden, liegt der Schlüssel. Der Schlüssel zu mehr Wirtschaftlichkeit, Effizienz, Transparenz und Flexibilität. Etwa 70 Prozent der in Deutschland ansässigen Unternehmen organisieren ihre Ablage noch auf dem herkömmlichen Weg. Sammeln Belege, bis aus ihnen Papierberge werden, heften diese systematisch in Ordnern ab, legen Dossiers und Akten an und verräumen diese schließlich in dunkle Kellerräume, in denen sie die nächsten Jahre bis zur Vernichtung Ordnerrücken an Ordnerrücken verbringen.
Für HABEL ist das papierlose Büro kein Traum. Kunden wie der Europa-Park in Rust konnten dank des Dokumentenmanagementsystems von HABEL ihre Effizienz steigern.
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Freude über weniger Papier im Europa-Park. |
Der Europa-Park, Deutschlands größter Freizeitpark, bietet auf einer Fläche von 85 ha über 100 Attraktionen und internationale Shows, eingebettet in 13 europäische Länder-Themenbereiche mir ihrer jeweiligen typischen Architektur und Vegetation. Längst ist der Europa-Park auch eine renommierte Tagungsadresse für Firmenveranstaltungen jeder Art, Standort für Events und Fernsehproduktionen sowie mit vier 4-Sterne-Erlebnishotels und dem Camp Resort ein beliebtes Kurzurlaubsziel. Mit über 3.000 Beschäftigten ist er einer der größten Arbeitgeber in Südbaden. 2007 hat sich der Europa-Park entschlossen, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Denn angesichts der Unternehmensgröße ist eine effiziente Verwaltung unerlässlich. Wenn Reservierungsbestätigungen, -anfragen, Restaurantbelege, Zimmerrechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Unterlagen rund um die Bankettorganisation in Ordnerreihen verstauben, kostet die Suche nach notwendigen Informationen Zeit und Geld.
Ein Fall für Experten
"Wir haben uns für HABEL entschieden, weil die Lösungen bedienerfreundlich, einfach und doch innovativ aufgestellt sind“, sagt Klaus Hauer, Leiter Controlling im Europa-Park. "Ebenso war uns wichtig, dass Schnittstellen zu den verschiedenen Fremdsystemen wie der MICROS-Fidelio Suite8 unkompliziert realisiert werden können.“ So haben die Mitarbeiter an der Rezeption in Sekundenschnelle Zugriff auf Restaurantbelege, um den Check-out für den Gast noch mehr zu beschleunigen. Eine Ablage der Reservierungsbestätigungen und Zimmerrechnungen ist nicht mehr nötig, da diese per Schnittstelle direkt archiviert werden und bei Bedarf auf Knopfdruck per Mail verschickt werden können. Für die dezentrale Verwaltung ist der elektronische Zugriff durch die Mitarbeiter vom Arbeitsplatz aus ein bedeutender Mehrwert.
Heute nutzen mehr als 100 Mitarbeiter HABEL und sind begeistert, wie einfach die Ablage und wie effektiv die Suche funktioniert. Auch für die besonderen Anforderungen der Geschäftsleitung in Bezug auf sensible Firmen- und Personaldokumente konnte mit der Verschlüsselungstechnologie die passende Lösung gefunden werden. Durch das neue System ist es dem Europa-Park gelungen, die Mitarbeiter zu entlasten. "Wir haben viel Zeit eingespart“, bestätigt Klaus Hauer, "Zeit, die unsere Mitarbeiter nun für ihre Kernaufgaben und vor allem für die Gäste nutzen können.“
Für Habel und MICROS-Fidelio steht fest: auch in der Hotellerie wird das Thema Dokumentenmanagement kurzfristig zum "heißen“ Thema - und dies nicht nur in der Kettenhotellerie. Die Flut von Dokumenten muss professionell "abgelegt“ und verwaltet werden, nur so können die rechtlichen Anforderungen wie z.B. Datenschutz und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) langfristig sichergestellt werden.
Digitalisierung im Hotel - "Schritt für Schritt in die papierlose Zukunft“
Für den Einstieg in die Digitalisierung bietet sich für den Hotelier an, dass er generell dort beginnen sollte, wo das meiste Papier im Betrieb anfällt. Dies ist eindeutig der Bereich Front Office, wo viele Dokumente wie Reservierungsanfragen, Buchungen, Stornos, Rechnungen, etc. anfallen. Hier setzt auch die bereits vorhandene HABEL Schnittstelle zur MICROS-Fidelio Suite8 an.
Die möglichen Schritte können wie folgt aussehen:
1. Archivierung aller Dokumente aus dem Front Office Bereich wie Reservierungsanfragen, Buchungen, Stornos, Rechnungen, Bar-/Restaurantbelege, etc.
2. Archivierung aller Dokumente der Finanzbuchhaltung wie Bestellungen, Eingangslieferscheine, Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, etc.
3. Archivierung der restlichen Dokumente aus Geschäftsführung, Personalwesen, etc.
Welche Dokumente können archiviert werden?
1. Alle über die Suite8 erstellten Dokumente.
2. Office Dokumente wie Word, Excel, PowerPoint die heute in einer oft sehr unübersichtlichen Explorerstruktur gespeichert werden.
3. E-Mails: Heute hat man immer nur die eigenen Mails im Zugriff. In anderen Postfächern schlummern vielleicht wichtige Informationen.
4. Papierdokumente wie Reservierungen, Kostenübernahmen, Eingangslieferscheine, Eingangsrechnungen, Korrespondenz, Verträge, etc.
Um die eigenen Mitarbeiter sanft an den papierlosen Arbeitstag zu gewöhnen, ist es empfehlenswert, zunächst mit dem Dokumentenmanagement zu beginnen und erst in einer weiteren Ausbaustufe den Workflow einzuführen.
Der "Postkorb“ - Sicherstellen des perfekten Workflow
Der Workflow ist eine Erweiterung des Dokumentenmanagements (DMS). Beim Workflow geht es darum, dass die Dokumente so früh wie möglich archiviert werden. Beim reinen DMS ist es so, dass Dokumente anstatt in einem Ordner abgelegt - im DMS gespeichert werden. Also immer erst am Ende der Bearbeitung. Damit ist nicht nachvollziehbar wo sich das Dokument aktuell befindet. Auch der Bearbeitungsstatus ist nicht bekannt. Hier setzt der Workflow an. Die Dokumente werden direkt beim Posteingang gescannt und ausschließlich elektronisch an die Sachbearbeiter weitergeleitet. Was sind die Vorteile?
• Schnelle Verteilung, auch an mehrere Personen oder Gruppen und über Standorte hinweg. Kein kopieren erforderlich.
• Dokument ist sofort archiviert und vor Verlust geschützt (keine Veränderung).
• Jederzeit nachvollziehbar wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich das Dokument befindet – somit ist eine gleichzeitige Bearbeitung möglich.
• Bearbeitungsfrist kann mitgegeben werden (Ampelfunktion bei Fälligkeit) - somit Erhöhung der Durchlaufzeit.
• Kompetenzregeln (Beispiel bei der Freigabe von Eingangsrechnungen) werden überwacht und eingehalten.
Weitere Informationen erhalten Sie auf:
oder bei:
Susanne Grafe-Storost
Marketing & Key Account Manager Germany
MICROS-FIDELIO GmbH | Europadamm 2 - 6 | D-41460 Neuss |
Tel +49 2131 137- 600 | Fax +49 2131 137- 310 |
sgrafe-storost@micros.com | www.micros-fidelio.de
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Informationen zur Habel GmbH & Co. KG HABEL ist ein führendes Unternehmen auf dem Gebiet des Dokumentenmanagements mit internationaler Ausrichtung und weltweiten Installationen. Hoch spezialisierte Mitarbeiter entwickeln in enger Zusammenarbeit mit den Kunden innovative Lösungen für Archivierung, Dokumentenmanagement, Workflow und Beleginterpretation. HABEL kann auf ein umfassendes Wissen über spezifische Prozesse der verschiedensten Branchen zugreifen. Flexibilität, Kompetenz und Zuverlässigkeit sind die Unternehmenswerte von HABEL. Habel GmbH & Co. KG |
