IT-Outsourcing immer beliebter

In der Hotellerie noch in den Kinderschuhen, in anderen Branchen weit verbreitet

München (11.6.2010). Vorreiter auch in Sachen IT-Outsourcing in der Hotellerie sind die großen amerikanischen Ketten wie Hilton, Marriott oder die Intercontinental Group of Hotels. Sie lagern mehr und mehr ihre IT aus - teilweise oder sogar schon ganzheitlich – oder lassen sie von IT-Spezialisten neu aufstellen und komplett betreuen. Doch der Erfolg dieser Unternehmungen hängt letztlich vom richtigen Weg ab. Und der ist unter den zahlreichen klangvollen Möglichkeiten meist nicht einfach zu finden. Christopher Stein von Siemens IT Solutions and Services gibt einen Wegweiser durch den Outsourcing-Dschungel.

In Zeiten, in denen es an Planungssicherheit und Investitionskraft mangelt, tragen sich vom Mittelstand bis zum Konzern viele mit Outsourcing-Gedanken. Mehr Flexibilität zu gewinnen und die Kosten kurzfristig zu senken, sind dabei die hauptsächlichen Beweggründe. Sie versprechen sich zudem mehr Transparenz – sowohl im Hinblick auf die Kostenstrukturen und Prozesse als auch auf die IT-Landschaft. Gleichzeitig geht es darum, Qualität und Service-Effizienz zu erhöhen sowie jederzeit Zugang zu neuen Technologien zu erlangen. Gefragt sind sorgfältige Planung, eine tragfähige Strategie und ein vertrauensvoller Partner.

Flexibilität ist das Gebot der Stunde

Ob mittelständische Hotelverbunde oder große Kettenhotels, die Ansprüche vor allem an mehr Flexibilität beim Outsourcing sind in den letzten Jahren enorm gestiegen. Die Anfrage nach kürzeren Laufzeiten ist deutlich zu spüren. Selbst große Aufträge laufen heute selten länger als fünf Jahre, mittelgroße durchschnittlich drei. Die Laufzeit ist dabei für die meisten ein Mittel, flexibler zu werden. Viele Unternehmen befinden sich heute in der zweiten oder dritten Outsourcing-Generation und suchen sich mittlerweise Spezialisten für unterschiedliche Teile ihrer IT, um mehr Wettbewerb zu schaffen.

Bei diesem Multisourcing-Modell geht es nicht immer nur darum, günstigere Preise zu verhandeln, sondern die Zusammenarbeit mehrerer Service Provider bietet ebenso große Innovationschancen. In diesem Szenario befinden sich die Dienstleister in einer "Co-opetition", denn sie müssen im Sinne des Kunden miteinander, nicht gegeneinander arbeiten. Dieses Modell zahlt sich jedoch nur aus, wenn die Kommunikation und Aufgaben der unterschiedlichen Anbieter gut koordiniert werden. Da das eine zusätzliche Herausforderung für das auslagernde Unternehmen wäre, übernehmen oftmals Integrationsspezialisten diesen Part, etwa einer der Dienstleister.

Dynamische Preisgestaltung

Nicht zuletzt werden auch die Preismodelle flexibler. Die Spielarten dabei sind schier unerschöpflich und meist abhängig von dem Geschäftsmodell des jeweiligen Unternehmens. Die Bezahlung pro Nutzer, Applikation und Monat ermöglicht es beispielsweise, die IT-Kosten transparent an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Zahlungen pro genutztem Speicherplatz oder Prozessorleistung vermeiden so unnötige Ausgaben. Solche auslastungsabhängigen Modelle sind heute gang und gäbe.

Mittler zwischen Erde und Wolken – Cloud Computing

Eine Reihe von Einzelleistungen lassen sich schon heute über Software as a Service, Infrastructure as a Service oder Platform as a Service über das Internet beziehen. Cloud Computing ist dabei immer noch Outsourcing, beschreibt nur ein anderes Liefermodell. Bei diesen hoch standardisierten Services sind die damit verbundenen Leistungen auf ein Minimum reduziert. So kann es zum Beispiel sein, dass ein Unternehmen Speicher und Rechenleistung aus einer Cloud bezieht. Rechner und Speicher zu integrieren, ist aber dann Aufgabe des Unternehmens selbst. Einige Kunden nehmen dies für die Kostenvorteile gern in Kauf. Andere jedoch bevorzugen einen externen Dienstleister, der ihnen solche Integrationsleistungen abnimmt, ihnen aber dennoch Kostenvorteile durch Nutzung der Cloud Technologien liefert. Aktuell zeigen viele Kunden ein großes Interesse an den neuen Modellen.

Von der Kunst, richtig auszulagern

Vorbereitung ist die Mutter des Erfolgs. Und die beginnt damit, Ziele zu definieren. Wer nur eine kurzfristige Kostensenkung verfolgt, wird schnell merken, dass dies langfristig nicht nachhaltig wirkt. Vielmehr ist strategisches Denken gefragt, wenn man herbe Enttäuschungen vermeiden will. Gewiss, ist die IT-Landschaft des Unternehmens von vorn herein eher unaufgeräumt, lassen sich relativ schnell mit einfachen Maßnahmen Kosten sparen. Doch in dem Moment, in dem man anfängt, die IT umzustellen, zu konsolidieren und harmonisieren, beginnt man auch, interne Prozesse zu verändern. Und das sollte von beiden Seiten gut geplant sein.

	IT-Outsourcing ist Vertrauenssache.

Auch wenn eine ineffiziente IT-Infrastruktur oft erst Grund für ein Outsourcing ist: Je besser die Systemlandschaft im Vorfeld schon strukturiert ist, desto erfolgversprechender wird auch die Auslagerung. Dies gilt vor allem für verzweigte Unternehmen mit vielen Hotels und dezentralen Strukturen. Diese können beispielsweise als vorbereitende Maßnahme zunächst ein unternehmensinternes Shared Services Center gründen, in dem die gesamte IT gebündelt, Desktop-Services zentralisiert und einheitliche Prozesse aufgebaut werden. Ein anschließendes Outsourcing an einen externen Dienstleister kann die IT-Landschaft dann im Hinblick auf Effizienz und Kosten weiter optimieren. Dadurch ergeben sich auch üblicherweise neue Möglichkeiten, die IT für den eigenen Geschäftserfolg zu optimieren.

Bei der Auswahl des Dienstleisters sollten nicht nur finanzielle Aspekte zum Tragen kommen. Entscheiden sollten vielmehr Faktoren des Vertrauens und der Kultur. Passt der Anbieter zu mir und meinem Geschäft? Kennt er sich aus in meiner Branche? Kann ich auch langfristig auf ihn bauen? Diese Fragen sollte jedes Unternehmen zunächst für sich beantworten können. Will ein Unternehmen mit mehreren Service Providern zusammen arbeiten, gilt es vorher zu überlegen, ob es den Abstimmungsaufwand selbst übernehmen oder diesen an einen Integrator auslagern will. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Dienstleister für die ausgelagerten Bereiche die Service-Verantwortung übernehmen, und zwar vom ersten bis zum letzten Schritt. Dies ist beispielsweise bei einem Outtasking, wo nur einzelne Aufgaben ausgelagert werden, nicht gegeben.

Nachhaltiges Outsourcing ist gefragt

Der Mehrwert von Outsourcing erstreckt sich jedoch über Kosten- und Effizienzvorteile hinaus auch auf andere nachhaltige Trends. Der sich deutlicher abzeichnende Klimawandel wird zu einer verstärkten Diskussion bezüglich Energieverbrauch und -nutzung durch die IT führen. Dementsprechend empfiehlt die EU Kommission der ICT-Industrie eine Reduktion ihres Kohlenstoffausstoßes um 20 Prozent bis 2015. Derartige Hinweise auf mögliche veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen führen gemeinsam mit den volatilen Energiepreisen zu einem steigenden Interesse von IT-Nutzern an der „grünen“ IT.

Die Analysten von Gartner sind überzeugt, dass Firmen im Jahr 2011 doppelt so hohe Energiekosten haben werden wie im Jahr 2005, wenn es ihnen nicht gelingt, ihre Rechenzentren zu modernisieren. Die Energieeffizienz in Data Centern ist daher für Siemens ein besonderer Fokus. Mit Hilfe des Transformational Data Center-Ansatzes können Kunden ihre Rechenzentren energieeffizienter betreiben. Dazu gehören Dienste wie das aktive Energiemanagement, die optimale Ressourcennutzung durch Virtualisierung von Rechnern, Speichern und Desktop Systemen. Oft kann IT auch dazu eingesetzt werden, indirekt auf den Energieverbrauch zu wirken. Durch Dienste wie ''Smarter Working'' bieten wir den Kunden ein IT-Umfeld, das die Arbeitsproduktivität erhöht und die Notwendigkeit von Reisen reduziert. Das wirkt sich wieder positiv auf die Reisekosten aus.

WAS VERBRIGT SICH HINTER DEN WICHTIGSTEN OUTSOURCING-VARIANTEN? IT-Outsourcing: meist erste Stufe des Outsourcing, auf der IT-Infrastruktur vorwiegend aus Kostengründen an einen Dienstleister ausgelagert und konsolidiert werden Next Generation Outsourcing: wenn Kunden das zweite oder dritte Mal auslagern, stehen nicht mehr Kostenaspekte, sondern die nachhaltige Optimierung von IT- und zugehörigen Geschäftsprozessen im Vordergrund Business Process Outsourcing: verlagert ganze Geschäftsprozesse wie etwa das Personal- oder Finanzwesen auch unabhängig von der IT an einen Dienstleister Cloud Computing/Software as a Service: Leistungen wie Speicherplatz, Rechenleistung oder Applikationen werden bei Bedarf über das Internet von einem Anbieter bezogen Shared Services: bündelt gleichartige IT Services aus verschiedenen Geschäftseinheiten eines Unternehmens in einer eigenständigen organisatorischen Einheit. Diese liefert in einem definierten Kunden-/Lieferantenverhältnis die IT Services an die Geschäftseinheiten und orientiert sich in ihrer Leistung am externen Wettbewerb. Shared Services Ansätze dienen oft als Vorstufe für Outsourcing.

 

Christopher Stein.

Weitere Informationen erhalten Sie unter:

www.siemens.com/hospitality

oder direkt bei:

Christopher Stein

Senior Business Developer Hospitality

mailto: christopher.stein@siemens.com