Berlin. Das FF&E gehört zu den schwierigsten Kapiteln im Hotelbetrieb. Das Kürzel steht für Furniture, Fixtures & Equipment. Gemeinsam mit dem OE sorgt es bei Eigentümern, Betreibern und auch gemeinsam mit Anwälten für viele Diskussionen. In einer vierteiligen Serie wendet sich das Hotelteam der Hotelberatungsgesellschaft Horwath HTL Deutschland und der Trinavis GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungs-/Steuerberatungsgesellschaft aus Berlin dem richtigen Umgang mit FF&E zu. Zum Auftakt heute beschäftigen sie sich mit löffelfertiger Verpachtung und schlüsselfertiger Vermietung. Autoren der Serie sind Anke Bendschneider, Steuerberaterin und Senior Managerin sowie Rechtsanwalt und Immobilienökonom Nils Neuwerth, beide im Hotelteam von Trinavis tätig.
"Der in Deutschland am häufigsten abgeschlossene Hotelbetreiber-Vertrag ist nach wie vor der Miet- oder Pachtvertrag. Der Hotel-Eigentümer überlässt hierbei dem Hotel-Betreiber die Immobilie zur Nutzung gegen Entgelt. Dies bedeutet für den Operator, dass er das Hotel im eigenen Namen und auf eigene Rechnung, aber auch auf eigenes Risiko betreibt.
In Deutschlands Hotel-Alltag wird dem Operator häufig nicht nur die Immobilie, sondern auch die komplette betriebsbereite Ausstattung, das FF&E, sowie das OE überlassen. In diesem Zusammenhang wird von der "löffelfertigen Verpachtung" gesprochen.
Wird dem Operator dagegen allein die Hotel-Immobilie als "veredelter Rohbau" ohne Ausstattung zur Nutzung überlassen, treten die Elemente eines Mietvertrages in den Vordergrund und man spricht von der "schlüsselfertigen Vermietung".
Die gesetzlichen Regelungen zur Vermietung und Verpachtung finden sich in den §§ 535 ff. BGB bzw. §§ 581 ff. BGB und gleichen sich in vielen Punkten. Unterschiede ergeben sich aber z.B. in den Zuständigkeiten für die Erhaltung der Ausstattung. Ist bei der Vermietung der Vermieter gesetzlich zur Instandhaltung und Instandsetzung des Mietgegenstands verpflichtet, obliegt bei der Verpach¬tung dem Pächter die Erhaltung des Inventars. Bei der sogenannten eisernen Verpachtung obliegt dem Pächter nicht nur die Erhaltung des Inventars, sondern auch dessen Ersatzbeschaffung, welches in das Eigentum des Verpächters übergeht.
Auf der Basis der gesetzlichen Regelungen haben sich hinsichtlich der Behandlung von FF&E und OE in der Praxis unterschiedliche Modelle herausgebildet, die durch einzelvertragliche Regelungen in den Hotelpacht- bzw. -mietverträgen ihre Umsetzung finden. Da es auch keine allgemeingültige Definition der Begriffe FF&E und OE gibt, müssen die Vertragsparteien die Begriffe selbst im möglichst genau festlegen. In der Praxis wird daher meist mit sogenannten "Abgrenzungslisten" gearbeitet, in denen die einzelnen Gegenstände des FF&E bzw. OE detailliert bezeichnet und aufgelistet werden und die Zuständigkeiten der Parteien für die Erstbeschaffung, für Wartung und Instandhaltung sowie für die Ersatzbeschaffung zugewiesen werden.
Die in der Praxis angewandten FF&E-Modelle lassen sich auf der Basis der Eigentumsverhältnisse im Wesentlichen in folgende vier Gruppen einteilen:
Um die Unterschiede in den jeweiligen Modellen umfassend darzustellen, betrachten wir in diesem Teil 1 einer insgesamt vierteiligen Beitragsserie zunächst nur Modell 1 und Modell 4. Wesentlich ist hierbei die Unterscheidung als "Löffelfertige Verpachtung" bzw. "Schlüsselfertige Vermietung" in ihrer reinen Ausprägung.
Modell 1: Löffelfertige Verpachtung
Im Modell 1 verpachtet der Owner ein vollausgestattetes Hotel. Er ist Eigentümer der Immobilie sowie der Erstausstattung an FF&E und OE. Im Rahmen des Hotelpacht-Vertrages verpflichtet er sich nicht nur, sämtliche Instandhaltungs- und Instandsetzungs-Massnahmen an der Hotel-Immobilie, sondern auch die Ersatzbeschaffung an FF&E und OE im eigenen Namen und auf eigene Rechnung vorzunehmen. Der Owner wird mit Anschaffung der Gegenstände auch zivilrechtlicher und wirtschaftlicher Eigentümer des ersatzbeschafften FF&E und OE.
Als Eigentümer hat der Owner sowohl die Erstbeschaffung als auch die ersatzbeschafften Gegenstände des FF&E und OE in Höhe der Anschaffungskosten in seiner Handels- und Steuerbilanz zu aktivieren. Ein sofortiger Abzug als Betriebsausgabe ist nur bei den sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgütern möglich. Gegenstände mit höheren Anschaffungskosten sind über ihre gewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben und werden somit erst entsprechend der Abnutzung in den Folgejahren aufwandswirksam. Als Hilfsmittel zur Schätzung der Nutzungsdauer dienen die amtlichen AfA-Tabellen, die auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums für die allgemein verwendbaren Anlagegüter sowie AfA-Tabelle "Gastgewerbe") zur Verfügung stehen.
Der Owner hat in diesem Modell somit auch für die Finanzierung der Erstausstattung an FF&E und OE sowie für deren Ersatzbeschaffung Sorge zu tragen. Die Erstausstattung wird Teil der vom Owner zu finanzierenden Investitionskosten. Für die zu erwartende Ersatzbeschaffung sind die finanziellen Mittel aus den laufenden Pacht-Einnahmen zu generieren und sollten im Rahmen einer im eigenen Interesse zu bildenden Liquiditätsreserve hierfür bereit gehalten werden. Der Operator wird in diesem Modell nur zur Erhaltung des FF&E und OE verpflichtet und hat die hierfür anfallenden Kosten zu tragen.
Zusammenfassend ist festzustellen, dass bei Modell 1 die Pflichten im Rahmen des FF&E und OE relativ einseitig beim Owner liegen und der Operator insoweit begünstigt ist. Der Owner wird daher, sofern für ihn dieses Modell überhaupt in Frage kommt, die wirtschaftlichen Nachteile über eine entsprechende Pachterhöhung kompensieren wollen.
Modell 4: Schlüsselfertige Vermietung
Im Modell 4 vermietet der Owner nur einen "veredelten Rohbau", also ein "leeres" Hotel ohne Ausstattung. Der Operator hat in diesem Modell selbst für die Erstbeschaffung des FF&E und OE zu sorgen und wird auch Eigentümer des von ihm angeschafften FF&E und OE. Im Rahmen des Hotelmietvertrages verpflichtet sich der Operator sämtliche Instandhaltungs- und Instandsetzungs-Massnahmen am FF&E und OE im eigenen Namen und auf eigene Rechnung vorzunehmen. Der Operator wird mit Anschaffung der Gegenstände auch zivilrechtlicher und wirtschaftlicher Eigentümer des ersatzbeschafften FF&E und OE. Der Owner dagegen übernimmt nur die Instandhaltungs- und Instandsetzungs-Massnahmen an der Hotelimmobilie.
Als Eigentümer sowohl der erst- als auch der ersatzbeschafften Gegenstände des FF&E und OE hat der Operator diese analog Modell 1 in Höhe der Anschaffungskosten in seiner Handels- und Steuerbilanz zu aktivieren und abzuschreiben.
Der Operator muss daher auch für die Finanzierung der Erst- und Ersatzbeschaffung des FF&E und OE sorgen. Zur Sicherung seiner erwarteten Mieteinnahmen hat der Owner ein gestiegenes Interesse daran, dass der Operator die Ausstattungsgegenstände in einem guten Zustand erhält und bei vollständigem Verschleiss rechtzeitig ersetzt. In der Praxis verpflichtet daher häufig der Owner den Operator zur Bildung einer sog. "FF&E-Rücklage". Bei dieser "FF&E-Rücklage" handelt es sich weder um eine "Rücklage" noch um ein "Rückstellung" im handels- oder steuerrechtlichen Sinne, sondern um eine reine Liquiditätsreserve. Der Operator wird verpflichtet, jährlich bestimmte Prozentsätze seines Umsatzes auf ein hierfür gesondert einzurichtendes Bankkonto einzuzahlen und die so angesammelte Liquidität nur zweckgebunden für entsprechende Ersatzbeschaffungen zu verwenden.
Da sich die für die Ersatz-Beschaffungen notwendige Liquidität tatsächlich aber nicht am Umsatz des Operators, sondern an der Höhe der Ersatz-Beschaffungskosten und dem Zeitpunkt der Ersatzbeschaffung orientiert, wird die Bildung dieser Rücklage vom Operator oftmals als ungerechtfertigt empfunden. Auch ist für den Owner nicht sichergestellt, dass die so gebildete Liquiditätsreserve im Zeitpunkt der Ersatzbeschaffung ausreichend ist. Eine bessere Akzeptanz würde eine an der Höhe der Ersatz-Beschaffungskosten und dem Zeitpunkt der Ersatzbeschaffung orientierte Rücklagen-Zuführung schaffen.
Für dieses Modell 4 ist zusammenfassend festzuhalten, dass der Operator sämtliche Pflichten im Zusammenhang mit dem FF&E und OE trägt und der Owner insoweit einseitig begünstigt wird. Der Operator wird daher seine wirtschaftlichen Nachteile über eine entsprechende Pachtreduzierung kompensieren wollen. Da sich in diesem Fall aber nicht nur die laufenden Einnahmen des Owners reduzieren, sondern auch der Ertragswert der Immobilie sinkt, wird eine Einigung der Vertragsparteien nicht einfach sein.
In der Praxis werden daher häufiger Vertragsmodelle verwendet, die auf eine ausgewogenere Lastenverteilung zwischen Owner und Operator abstellen und auf die wir im Rahmen des nächsten Beitrags "Erst- und Ersatzbeschaffung der Ausstattung von Hotelimmobilien – Optimierungen für Owner und Operator" eingehen werden".
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Horwath HTL steht für Hotel, Tourismus und Leisure, verfügt über weltweit 50 Büros in 38 Ländern und kann mehr als 16.000 Projektenwicklungen vorweisen. Horwath HTL ist eine weltweite Marke in der der Hotel-, Tourismus, und Freizeitberatung. Das Team besteht aus Architekten, Ingenieuren, Immobilien-Öökonomen, Stadt- und Regionalplanern, Betriebswirtschaftlern sowie Hotel- und Tourismusfachleuten.
Trinavis gehört zu den großen Berliner Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften, mit einem Team aus 13 Partnern und etwa 280 Mitarbeitern. Die Mandanten kommen vorwiegend aus der Immobilien-Wirtschaft und der Öffentlichen Hand.
Die Hotelberatung Trinavis stellt einen zentralen Bereich im Geschäftsfeld Real Estate dar. Das interdisziplinäre Hotel-Team aus Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern und Rechtsanwälten berät u.a. Investoren und Betreiber.
Trinavis wird mit der renommierten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Warth & Klein Grant Thornton zusammengehen und ab 1. März 2019 unter der Marke Warth & Klein Grant Thornton firmieren.